Avis de confidentialité international applicable aux collaborateurs

Le présent avis de confidentialité international applicable aux collaborateurs (« Avis de confidentialité pour les employés » ou « Avis ») s'applique dans l'entreprise Ecolab partout dans le monde, à tous les salariés et prestataires indépendants. Cet avis présente les données personnelles qu'Ecolab est susceptible de collecter lors de votre relation de travail avec Ecolab, la façon dont Ecolab utilise et protège ces données, et les personnes à qui nous pouvons les transmettre.

Cet avis de confidentialité applicable aux collaborateurs est conçu pour établir une norme uniforme applicable à toutes les entités Ecolab concernant la protection des données personnelles des collaborateurs. Ecolab reconnaît que certaines lois peuvent imposer des exigences supplémentaires par rapport à celles décrites dans le présent avis de confidentialité applicable aux collaborateurs. C'est pourquoi cet avis vient compléter la Politique de confidentialité à destination du public. En outre, en cas de conflit, tout avis local ou toute divulgation relative à la confidentialité spécifique à votre pays de résidence prévaudra sur le présent avis de confidentialité applicable aux collaborateurs.

Les données personnelles (aussi appelées informations personnelles) sont des informations qui peuvent permettre de vous identifier, vous ou toute autre personne concernée par ces informations. Certaines informations sont nécessaires pour établir la relation de travail, tandis que d'autres sont collectées pendant toute la durée de l'emploi. Ecolab recueille des informations conformément à ce qui est autorisé par la loi dans votre pays de résidence. Certaines informations, telles que le sexe, la nationalité et la religion, ne peuvent être collectées que si elles sont légalement autorisées dans votre juridiction.

Les informations personnelles que nous recueillons dans le cadre de votre emploi peuvent comprendre les éléments suivants :

• Nom et coordonnées, y compris les coordonnées d'un contact en cas d'urgence (par exemple, adresse, numéro de téléphone, e-mail, fax) ;
• Informations personnelles (par exemple, date de naissance, état civil, lieu de naissance, nationalité, résidence, citoyenneté, permis de travail, statut militaire, langue préférée) ;
• Informations de paiement (par exemple, informations de compte en banque personnel, informations et formulaires fiscaux, numéro de carte entreprise Ecolab) ;
• Informations d'identification (par exemple, numéro de sécurité sociale ou autre numéro d'identification nationale, numéro de passeport, numéro de permis de conduire, plaques d'immatriculation du véhicule) ;
• Informations du compte (par exemple, identifiants de connexion au portail emploi d'Ecolab ou à d'autres portails pour les collaborateurs) ;
• Informations relatives à l'emploi (par exemple, date d'embauche, rémunération et avantages, affiliation syndicale, retraite, assurance, bénéficiaires, restrictions et aménagements des conditions de travail, résolution des griefs, performances) ;
• Informations sur le poste (par exemple, numéro d'identification Ecolab, intitulé du poste, service/unité commerciale, superviseur, site, accès informatique et aux installations) ;
• Éducation et formation (par exemple, niveau d'éducation, domaine et établissement, évaluation des compétences, licences et certifications professionnelles ou formations suivies) ;
• Antécédents professionnels (par exemple, employeurs précédents ou postes antérieurs ; lettres de recommandation) ;
• Informations relatives au temps de présence (par ex. congés payés et demandes de congés payés, et toutes les autres absences justifiées) ;
• Informations relatives aux communications (par exemple, messages vocaux, e-mails, correspondance, documents et autres produits et communications professionnels créés, stockés ou transmis à l'aide de nos réseaux, applications, dispositifs, ordinateurs ou matériel de communication ; informations liées aux enquêtes) ;
• Informations collectées dans le cadre des procédures d'embauche et de rupture de contrat (par exemple, informations relatives à l'entretien, CV, lettres de motivation, références, lettres de recommandation, vérification des antécédents et de la solvabilité, relevés de notes, interactions préalables à l'embauche, lettres d'offre et d'acceptation, date d'embauche, dates de début et de fin du contrat, date et motifs de démission) ;
• Évaluation de l'exposition à l'hygiène industrielle et informations sur la surveillance ;
• Autres informations fournies dans les formulaires requis pour les avantages sociaux, la paie ou les ressources humaines, conformément à la législation en vigueur ;
• Informations relatives à l'image et à l'apparence, lorsque la loi l'autorise et/ou après avis ultérieur lorsque la loi l'exige (par exemple, photo d'identité, séquences de vidéosurveillance, autres images ou photographies, heures et lieux d'utilisation des cartes-clés) ;
• Informations sur les technologies et informations décrites dans l'Avis d'Ecolab en matière de cookies, lors de l'accès à certains sites Ecolab, lorsque la législation locale l'autorise, y compris lorsqu'un collaborateur a la possibilité de refuser la collecte de ces informations (par exemple, les informations relatives à la navigation sur internet ou à toute autre utilisation des appareils de l'entreprise ou des réseaux de l'entreprise, les adresses IP des appareils professionnels, l'identifiant de l'utilisateur, le mot de passe et tout autre identifiant utilisé pour accéder aux systèmes, applications, dispositifs, ordinateurs ou matériels de communication d'Ecolab) ;
• Identifiants personnels uniques associés à certaines technologies de suivi des sites Web, telles que décrites dans l'Avis d'Ecolab en matière de cookies, et que vous pouvez refuser conformément à cet avis sur les cookies (par exemple, identificateur de dispositif ; cookies, balises, balises de pixels, identificateurs de publicité mobile, ou autre technologie similaire ; ou autres formes d'identificateurs persistants). Veuillez noter que, bien que cet avis de confidentialité applicable aux collaborateurs s'applique à toutes les activités des collaborateurs, l'applicabilité des cookies et de l'avis sur les cookies affiliés peut varier si vous êtes sur certains sites Web en dehors de www.ecolab.com.
• Autres informations pouvant être échangées dans le cadre de votre relation de travail avec Ecolab.

Certaines données personnelles, comme les données biométriques, les données précises de géolocalisation, le genre, l'ethnicité, la religion et les informations de santé, ainsi que les communications dont nous ne sommes pas le destinataire prévu, sont considérées comme des données personnelles sensibles selon certaines réglementations relatives à la confidentialité des données. Nous ne collectons pas de données personnelles sensibles, dans aucune juridiction où nous opérons. Lorsque la loi l'exige, votre consentement explicite à la collecte, au traitement ou au transfert de ces données personnelles sensibles sera demandé. Des mesures de sécurité et de protection appropriées seront prises en fonction de la nature et des risques associés aux données et aux activités de traitement.

Lorsque vous fournissez des données personnelles à Ecolab comme décrit dans le présent avis de confidentialité applicable aux collaborateurs, ces données personnelles sont généralement recueillies directement auprès de vous, et vous saurez précisément quelles sont les données personnelles que nous collectons.

Dans certaines circonstances limitées, des prestataires de services tiers peuvent également collecter des informations pour le compte d'Ecolab (par exemple, à des fins de vérification des antécédents, de sélection, etc.), bien que cette collecte se fasse toujours dans le cadre de votre emploi, et vous serez toujours informé que cette collecte d'informations est effectuée par un tiers au moment où elle a lieu. Enfin, certaines informations peuvent être collectées auprès de clients, de collaborateurs ou d'autres personnes avec lesquelles vous êtes en contact dans le cadre de votre emploi chez Ecolab (par exemple, des enquêtes auprès des clients à des fins d'évaluation des performances et autres fins similaires).

Conformément aux dispositions du présent avis de confidentialité applicable aux collaborateurs, Ecolab utilise les catégories de données personnelles décrites ci-dessus de plusieurs manières. Sauf indication contraire spécifique, les informations susmentionnées peuvent être utilisées à l'une des fins énumérées ci-dessous. Ces finalités ne sont pas exhaustives et vous pourriez recevoir une notification ultérieure concernant des finalités supplémentaires pour d'autres types de traitement spécifiques. Ecolab peut utiliser vos informations personnelles pour :

• Déterminer votre admissibilité à l'emploi, y compris la vérification des références et des qualifications ;
• Verser votre salaire et vous octroyer les avantages qui vous correspondent ; • Évaluer vos qualifications pour un emploi ou une tâche particulière ;
• Permettre la communication et la mise en réseau des employés ;
• Respecter les lois applicables en matière de travail ou d'emploi ;
• Vous contacter au sujet d'autres possibilités de recrutement ;
• Fournir des informations générales sur Ecolab ;
• Répondre à vos questions et à vos demandes ;
• Traiter des griefs liés au travail (par exemple, les demandes d'indemnisation des travailleurs et sinistres d'assurance) ;
• Fournir une formation ou répondre à d'autres besoins de développement ;
• Procéder aux évaluations individuelles et prendre des mesures disciplinaires ;
• Établir un contact en cas d'urgence ;
• Respecter les obligations légales, y compris les exigences en matière d'hygiène et de sécurité, les demandes d'informations émanant d'agences gouvernementales et les enquêtes de sécurité, ou faire valoir ou défendre une réclamation fondée en droit ;
• Établir l'annuaire des employés ;
• Assurer la sécurité des informations détenues par l'entreprise ;
• Gérer les ressources en personnel, la planification financière, la conformité d'entreprise, les audits internes et d'autres tâches administratives ;
• Gérer nos applications, nos logiciels et nos systèmes électroniques ;
• Améliorer la satisfaction et les performances des employés ;
• Prévenir les activités potentiellement frauduleuses, interdites ou illégales ;
• Gérer de manière générale tous les aspects de la relation de travail, y compris, mais sans s'y limiter, l'établissement, le maintien et la rupture de la relation de travail, les opérations générales et les éléments des cadres administratif, financier et lié aux ressources humaines ;
• Dans d'autres buts nécessaires et raisonnablement requis par Ecolab, pour lesquels vous recevrez un avis ultérieur s'il s'agit d'un écart important par rapport aux objectifs susmentionnés.

Dans les pays concernés, les informations que vous fournissez dans la section relative à l'égalité des chances d'une demande d'emploi seront utilisées dans le seul but de contrôler l'égalité des chances au sein de l'entreprise internationale Ecolab. Ecolab n'utilise pas ces informations à des fins de marketing.

Ecolab est susceptible de collecter des informations similaires ou connexes ou d'utiliser des informations personnelles à des fins similaires ou connexes conformément aux lois et réglementations d'une juridiction particulière. Le cas échéant, un avis ultérieur sera donné avant toute nouvelle collecte. En fonction de votre juridiction, vous pouvez bénéficier de droits tels que la suppression, la correction ou la limitation de l'utilisation des données. Ces droits des personnes sur leurs données, ainsi que les juridictions dans lesquelles ils sont applicables, sont décrits ci-dessous ou dans des notes propres à certaines juridictions.

Certaines informations collectées sont nécessaires pour établir et conserver la relation de travail. Si vous choisissez de ne pas fournir ces informations requises, il est possible que nous ne soyons pas en mesure de poursuivre notre relation de travail ou de vous offrir tous les avantages liés à l'emploi qui vous seraient autrement offerts. Vous pouvez demander à tout moment si certaines informations sont obligatoires ou facultatives et comprendre comment la suppression de certaines informations peut vous affecter.

Nous pouvons fournir l'une des catégories d'informations personnelles décrites aux collaborateurs d'Ecolab, à des consultants, à des sociétés affiliées ou à d'autres entreprises ou personnes dans le but de traiter ces informations en notre nom afin d'établir, de gérer ou de mettre fin à la relation d'emploi avec vous. Dans ces cas, nous exigeons que ces parties acceptent de protéger la confidentialité de ces informations conformément aux conditions du présent avis de confidentialité applicable aux collaborateurs ainsi qu'à la Politique de confidentialité d'Ecolab destinée au public et à toute norme interne de conformité en matière de confidentialité, ainsi qu'aux lois et réglementations de la juridiction dans laquelle vous vivez.

Les parties qui reçoivent vos informations peuvent être :

• Nos sociétés affiliées et apparentées ;
• Les entreprises partenaires, les sous-traitants et les partenaires de distribution, qui ne sont pas considérés comme des entreprises affiliées ;
• Des vendeurs ou prestataires de services tiers fournissant des services essentiels et nécessaires pour accompagner votre emploi ou votre candidature et pour vous fournir certains services liés à l'emploi (y compris aux fins décrites dans la section précédente) ;
• Des tiers qui peuvent fournir des conseils professionnels (par exemple, des avocats, des banquiers, des comptables) ;
• Les agences gouvernementales ou d'autres parties en réponse à une procédure judiciaire ou à d'autres demandes, lorsque la loi le permet ;
• Avec d'autres personnes ou tiers avec lesquels vous nous avez demandé de partager des informations.

Sauf dans les cas décrits ci-dessus, nous ne partagerons pas vos informations personnelles avec d'autres sociétés tierces à des fins commerciales ou de marketing sans votre consentement ou sauf dans le cadre d'un programme ou d'une fonction spécifique pour lesquels vous avez la possibilité d'accepter ou de refuser de participer.

En outre, nous pouvons divulguer des données personnelles : (i) dans la mesure où nous croyons de bonne foi qu'une telle action est nécessaire pour se conformer à toute loi applicable ; (ii) pour faire respecter nos droits et/ou présenter ou défendre des plaintes liées à votre emploi chez Ecolab, nous protéger de toute responsabilité, nous défendre contre toute réclamation, protéger les droits, la propriété et la sécurité personnelle de toute personne, ou protéger le bien commun ; (iii) lorsque la divulgation est nécessaire pour protéger la sécurité d'autres personnes, conformément aux lois applicables (iv) pour répondre à une ordonnance du tribunal, à une citation à comparaître, à un mandat de perquisition ou à toute autre procédure légale, dans la mesure permise et limitée par la loi ; (v) en cas de transition commerciale, telle qu'une fusion, une cession, une acquisition, une liquidation ou la vente de tout ou partie de nos actifs ; ou (vi) dans un objectif additionnel directement lié à l'objectif initial pour lequel les données personnelles ont été collectées.

Ecolab ne conservera vos informations personnelles que pendant la durée nécessaire aux fins énoncées dans le présent avis de confidentialité applicable aux collaborateurs, qui correspond généralement à la durée de votre emploi, à quoi s'ajoute au minimum un an après la fin de la relation de travail.

Dans certaines juridictions, la durée de conservation de vos informations personnelles peut varier en fonction de la législation locale. Vous pouvez vous renseigner auprès de votre responsable ou contacter Ecolab comme indiqué dans le présent document pour connaître la période de conservation spécifique à votre juridiction. En outre, nous pouvons conserver et utiliser des informations personnelles dans la limite du nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales (par ex. si nous sommes tenus de conserver vos données pour nous conformer aux lois applicables), résoudre des litiges et appliquer nos accords juridiques et nos politiques.

Si vous êtes situé en dehors des États-Unis, en particulier au Canada, au Brésil, dans l'Union européenne (« UE »), dans l'Espace économique européen (« EEE »), en Nouvelle-Zélande, en République d'Afrique du Sud, en Suisse, au Royaume-Uni ou dans d'autres pays dotés de lois similaires en matière de confidentialité des données, veuillez noter que nos serveurs et nous-mêmes sommes situés aux États-Unis. Toute information que vous nous fournissez peut être transférée et traitée aux États-Unis ou dans d'autres pays du monde où nous exerçons nos activités. Bien que cela puisse inclure des destinataires d'informations situés dans des pays où le niveau de protection juridique de vos informations personnelles peut être inférieur à celui de votre pays, nous nous efforcerons de protéger vos informations conformément aux exigences applicables à la loi dans votre juridiction particulière et nous prendrons des mesures pour ne les partager qu'avec des tiers qui offrent une protection similaire. ​​​​​​​En vous engageant et en fournissant des informations personnelles et d'autres données qu'Ecolab peut légitimement collecter, traiter, utiliser ou transférer dans le cadre de votre relation avec Ecolab, vous consentez sans ambiguïté à ce que vos informations soient collectées, traitées, utilisées et transférées comme indiqué dans le présent document.

Si vous êtes situé dans l'UE ou dans une juridiction dotée d'une législation similaire, le RGPD ou son équivalent local peut vous accorder certains droits en vertu de la loi. En particulier, le droit d'accéder, de corriger et de supprimer les informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Ecolab conservera vos informations personnelles pendant la durée de votre engagement auprès de nos services, telle que décrite dans la section relative à la conservation du présent avis, jusqu'à ce que vous en demandiez la suppression. Ecolab est considérée comme le contrôleur des données (ou mention équivalente) en ce qui concerne vos informations personnelles. Vous trouverez nos coordonnées dans le présent document ou dans d'autres parties du Service.

Dans certaines circonstances, vous disposez des droits suivants en matière de protection des données :

• Le droit d'accéder, de mettre à jour ou de supprimer les informations personnelles dont nous disposons à votre sujet.
• Le droit de rectification. Vous avez le droit de faire rectifier vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes.
• Le droit d'opposition. Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles.
• Le droit de restriction. Vous avez le droit de demander que nous limitions le traitement de vos informations personnelles.
• Le droit à la portabilité des données. Vous avez le droit de recevoir une copie des informations personnelles que nous détenons sur vous dans un format structuré, lisible par machine et couramment utilisé.
• Le droit de retirer son consentement. Vous avez également le droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque nous nous sommes appuyés sur votre consentement pour traiter vos informations personnelles.

Pour faire une demande concernant vos données personnelles, veuillez contacter votre responsable, le service des ressources humaines ou le service de la protection des données sur dataprivacy@ecolab.com. Si vous postulez un emploi, vous pouvez demander la suppression de vos informations de candidat à un emploi directement dans le portail des candidats à un emploi après vous être connecté à votre compte candidat.

Si vous avez un commentaire, une question ou une réclamation concernant la manière dont nous traitons vos informations personnelles, nous espérons que vous nous contacterez de la manière décrite ici afin de nous permettre de résoudre le problème. En outre, si vous êtes situé dans l'EEE, vous pouvez déposer une réclamation concernant le traitement de vos informations personnelles auprès d'une autorité de régulation.

Les liens suivants peuvent vous aider à trouver le régulateur approprié :

• Au Royaume-Uni, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du commissaire à l'information : www.ico.org.uk
• En Suisse, vous avez le droit de contacter le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) : PFPDT
• Dans l'UE, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité locale de protection des données. Pour trouver votre autorité locale, vous pouvez consulter la liste sur le site Web du Comité européen de la protection des données : https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en
• En Afrique du Sud, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du régulateur de l'information : https://www.justice.gov.za/inforeg/index.html
• Au Brésil, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité nationale de protection des données (ANPD).
• En Argentine, vous avez le droit de contacter la Direction nationale de la protection des données personnelles: PDP
• Au Canada, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada : Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
• Au Japon, vous avez le droit de contacter la Commission de protection des informations personnelles. https://www.ppc.go.jp/en/
• En Australie, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée : Commissaire australien à l'information
• En Nouvelle-Zélande, vous pouvez contacter le Bureau du commissaire à la protection de la vie privée : www.privacy.org.nz

Base légale pour le traitement

Si vous êtes situé dans l'EEE ou dans une juridiction qui exige une base juridique similaire pour le traitement, notre base juridique pour la collecte et l'utilisation des informations personnelles décrites dans le présent avis dépend des informations personnelles que nous recueillons et du contexte spécifique dans lequel nous les recueillons.

Nous pouvons traiter des informations personnelles pour les raisons suivantes :

• Elles sont nécessaires à l'exécution d'un contrat entre vous et Ecolab ;
• Vous nous avez donné l'autorisation de le faire (dans les juridictions applicables) ;
• Le traitement est effectué dans notre intérêt légitime en tant que responsable du traitement, lorsque vos droits ne prévalent pas sur cet intérêt légitime ;
• Ecolab doit se conformer à la loi.

Lorsque certaines informations personnelles sensibles sont traitées sur la base de votre consentement explicite, vous pouvez avoir le droit de retirer ce consentement à tout moment. Pour ce faire, veuillez nous contacter selon les modalités décrites dans le présent avis de confidentialité. S'il existe une autre base juridique qui nous permettrait de continuer à traiter vos informations personnelles après le retrait du consentement, nous vous informerons de cette base juridique au moment de votre demande.

Ecolab prendra des mesures raisonnables pour protéger vos données personnelles en sa possession et les tenir en sécurité contre les risques de perte, d'abus, d'accès non autorisé, de divulgation, d'altération et de destruction. Nous utilisons des mesures de sécurité conformes aux normes du secteur, conçues pour protéger la sécurité de toutes les informations collectées dans le cadre de la relation de travail. Ecolab revoit régulièrement ses mesures de sécurité pour garantir la confidentialité des informations personnelles. Toutefois, la sécurité des informations transmises par Internet ou par un appareil mobile ne peut jamais être garantie. Nous ne sommes pas responsables de l'interception ou de l'interruption de toute communication par l'intermédiaire d'Internet, ni des modifications ou des pertes de données.

Vous êtes responsable du maintien de la sécurité de tout mot de passe, identifiant d'utilisateur ou autre forme d'authentification impliquée dans l'obtention de l'accès aux zones protégées par mot de passe ou aux zones sécurisées des systèmes d'Ecolab auxquels l'accès vous a été accordé en fonction de votre poste. Afin de vous protéger, vous et vos informations, nous pouvons suspendre votre accès à tout système Ecolab, sans préavis, dans l'attente d'une enquête, en cas de suspicion de violation de la sécurité.

Ecolab prendra des précautions raisonnables pour s'assurer que vos informations personnelles ne sont utilisées qu'aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, comme décrit dans le présent avis de confidentialité pour les collaborateurs et les candidats. Ecolab prendra des mesures pour s'assurer que les informations personnelles sont pertinentes par rapport à l'utilisation prévue, qu'elles sont exactes, complètes et à jour. Cependant, Ecolab compte sur vous pour l'aider à fournir des mises à jour précises de vos informations personnelles.

Ecolab se réserve le droit de modifier cet avis de confidentialité de temps à autre afin qu'il reflète correctement l'environnement réglementaire et nos principes de collecte de données. Lorsque des modifications importantes seront apportées au présent avis de confidentialité, Ecolab vous fournira l'avis révisé. Le présent avis de confidentialité à l'intention des collaborateurs et des candidats a été modifié pour la dernière fois en août 2023.

Si vous avez des questions ou des commentaires sur le présent avis de confidentialité ou sur le service fourni par Ecolab, veuillez nous contacter au 844-880-8355 ou à l'adresse dataprivacy@ecolab.com.